根据关键信息的变化建立快速反应机制

找出影响绩效改进的关键因素后，记录这些因素，并根据改进活动的进展随时进行更新和修订，这样可以保证人们不会随着时间的推移或六西格玛项目组的解散而慢慢放弃改进活动。以文件形式反映这些关键因素的变化时，应注意以下几个方面:

(1)文件记录应简洁、清晰、美观。

太多的专业术语会让团队以外的非专业人士感到厌烦。如果需要采用难以理解的专业术语，则需要在这些术语上附上相应的定义和说明。在文档中加入适当的图片和流程图，可以使表达的关键信息更加清晰，而空格和箭头等强调会使文档更具指导性。

(2)文件记录应包括偏离绩效改进目标的事故的控制方法。

需要明确如何发现和确认影响绩效改进的因素，并指明针对不同的因素应采取什么对策，以确保过程改进活动不会很快被遗忘，从而保证改进活动的持续进行。

(3)文件记录应随着过程改进活动的进展随时更新和修订。

几个关键因素决定了整个过程改进的成功，因此应该跟踪文档的关键部分并不断修订。文件修订次数越多，组织对过程改进活动的关注和努力程度就越高，以确保改进后的过程缺陷或问题不再发生。

任何过程改进活动都会发生事故。将这些影响绩效改进的关键因素以书面形式记录下来或以电子形式保存在计算机中，以便在企业内部建立快速反应机制，使企业能够根据关键信息的变化及时调整战略、产品、服务和流程。一个好的快速反应机制应该包括以下两个方面:

①问题警告

在改进活动的每个阶段都应该设定明确的标准和目标。一旦改进活动出现偏差，项目组可以在问题出现的地方及时采取补救措施。

②紧急情况的修复

并不是所有改进活动中的问题都需要重新思考和设计解决方案，但是改进活动中的突发事件需要团队及时处理和纠正，否则改进活动会离目标越来越远。在控制阶段，要利用组织中已建立的良好的顾客反馈系统和市场反馈系统，随时纠正改进活动中的事故和问题。

为了更好的控制，我们通常采用可视化管理，及时发现存在的问题。可视化管理就是利用标志、颜色、贴纸或标记等可见的工具来简化工作流程，使工作现场的问题、异常情况、浪费情况清晰地揭示出来，从而发现不良趋势，尽早采取措施。在控制阶段，通过可视化管理，可以有效地防止过程变异，保持改进阶段的成果。通过可视化管理，可以保持工作现场的有序，使工作过程简洁有序，防止缺陷，减少浪费，提高效率。