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精益6西格玛项目定义和范围划定

作者:天行健企业管理    分类:精益六西格玛    时间:2016-03-07 09:43:45

在对项目想法进行最终优先级确认之前,应该先对其进行很好地定义。这样就能将粗线条的信息转化为一个对精益6西格玛项目的更加充实的描述。原因有两个:

①你需要将这些项目的要点传达给新的“听众”(比如:项目选择委员会、精益6西格玛项目管理层和公司高级管理层);

②你还需要详实的信息才能做出先实施哪个项目的决策。


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项目定义表格(PDF)是整个项目选择流程的一个关键组成部分。这一表格要随着项目团队的形成并开始着手于项目工作而不断修改。尽管PDF比卡片或电子数据表上所展示出的信息要多,但是此时也还不需要过分地追求细节,因为项目团队会随着项目推进而不断对信息进行补充和提炼。


另一个要保持其简洁性的原因还在于,选择委员会需要熟悉每一个需要进行优先级划分的项目,所以一个理想的项目定义表只要一页,最多两页纸,否则委员会的负担会太重。在一个技术成熟的组织中,项目定义表表格都是直接与项目追踪软件相连接的。这个表格由黑带大师或冠军输入到软件里,部门冠军和公司冠军都可以访问。通常团队会在附件中提供一些额外的项目细节描述(可以采取PowerPoint的形式)。因此任何有权使用这一软件的人都能够较为深入地理解公司的任何一个项目。


项目定义表内容将构成传统6西格玛项目规章的核心,并包括如下信息:

①问题陈述;

②项目范围;

③背景信息;

④关键衡量标准;

⑤收益;

⑥付出;

⑦假设条件;

⑧风险/加速器;

⑨资源需求;

⑩项目历时/时间。


项目冠军一直负责协调项目确定和选择流程,通常,到了这一步就有必要把那些能够帮助你填写项目定义表的人加到资源库里来了,原因如下:

①确保有足够的能力来实施项目;

②确定完成周期,这一周期决定了进行中的项目的数量;

③利用其他人详细的流程知识,这些知识可能是冠军所不具备的;

④让全公司都参与进来,那些协助制作项目定义表的人常常会成为项目实施时项目的发起人或团队成员。


完成一张足够详细的项目定义表的时间通常需要2小时到2天的时间,这取决于对内容的要求、填写表格的人的知识水平以及能得到什么样的信息。每个项目所需要的付出各不相同,这和项目观点的清晰程度有关。如果观点模糊,就会大量增加所需的时间,并经常产生一些重复工作,或者由于这个想法难以把握、没有什么吸引力而干脆放弃。


对于那些熟悉6西格玛项目的人来说,这一活动听上去就像是在定义阶段团队通常要做的事。最初的项目定义表的一些目标的确与定义阶段相同,但是不会做到项目团队在定义阶段所达到的那种程度。然而,我们把定义阶段的一些活动提前到项目选择阶段,就能从中获得一些好处。最主要的好处就是这为项目界限、成本和潜力做出了一个更好的定义。而这些又会在定义阶段之后为项目带来更大的产出,有一些项目的产出仅有40% (黑带让团队对项目想法进行调查),相比之下,我们的方法能达到90%或者更多。另一个重要的好处就是展开关于即将实施的项目的价值的讨论,从而获得对项目的广泛参与和对项目团队的广泛支持。

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