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六西格玛项目管理,六西格玛项目监控与促进变革

作者:精益六西格玛咨询顾问    分类:六西格玛管理    时间:2020-08-24 16:51:29

项目跟踪和监控

1.项目跟踪和监控原则

在项目开始阶段,团队往往会投入较多的时间精力来界定项目,编制项目立项表和计划。一旦项目立项表和计划被批准,就需要采取一系列的措施.应用甘特图和网络计划技术等,跟踪、监督和控制项目的实施状况,包括监测项目进程,预测、发现并解决问题以及重新计划,以使项目恢复正常运作。

六西格玛绿带辅导教材之六西格玛项目监控与促进变革(图1)

项目监控的目的是在预算内按时完成任务。在项目进行过程中,肯定会出现与计划不一致的事情,对此就需要团队快速地识别问题,解决问题,尽快使项目恢复正常。如何对项目进行有效的监控呢?图1是项目监控的常用流程。

六西格玛绿带辅导教材之六西格玛项目监控与促进变革(图2)

    项目目标是在制定项目计划时产生的。在制定项目计划时,为了便于以后的跟踪控制,项目计划中应该有里程碑计划,对每一项工作应该有明确的钧出要求。实际测量是指团队通过一些手段来明确项目目前的进展状况。这些手段包括向业务负责人

或倡导者报告、团队会议、甘特图检查等。了解了目前项目进展状况,就可以与项目计划中的标准进行对比,找出差距,有效解决存在的问题。

    2.项目监控工具和方法

    (1)项目柔性分析。

项目监控的目的是使项目在预算内按时完成。但事实上,可以在规定的时间和预算内完成预定任务的项目并不多。这样,项目控制就涉及顶目的调整问题。是调整项目的时间、预算还是工作范围?为了能够使项目得到有效控制,建议在制定项目计划时,对项目柔性进行分析,根据分析结果,有针对性地调整项目(见表1)。

六西格玛绿带辅导教材之六西格玛项目监控与促进变革(图3)

    在以上分析结果中,柔性最大的是资源,最小的是项目实施时间。也就是说,当项目遇到问题需要调整时,团队首先考虑的是增加资源,确保项目在预定时间内完成。

    (2)风险管理计划。

项目不可能完全按照预期的那样顺利进行,一些意外情况的发生会给项目带来很大的影响,甚至会导致项目的失败。这就需要提前识别风险并有效管理风险。因为团队无法预测未来,所以最好的做法就是在制定项目计划时,以已知信息为基础制定风险管理计划。风险管理计划的制定可以参照风险识别、风险评估、风险管理三个步骤完成。

    风险识别。一般地,项目风险来源于两个方面,一是项目本身的,二是项目外部的,如企业战略的调整、行业政策的变化等,团队可以运用头脑风暴法从以上两个方面去识别项目风险。

    风险评估。团队对于已经识别的风险进行评估,评估每项风险对项目威胁的大小,针对可能对项目造成较大威胁的风险制定预防及应急计划,进行风险管理。一般对风险的评估从三个方面进行:风险发生后后果的严重性、风险发生的概率、及时发现风险的难易程度(见表2) 。

六西格玛绿带辅导教材之六西格玛项目监控与促进变革(图4)

    总体威胁亦即风险管理的优先顺序。对于总体威胁中等及总体威胁大的,要制定风险预防计划。

    风险管理。主要从三个方面考虑来制定风险预防计划,包括预防措施、应急措施、风险发生的临界定义,最好指定一名风险负责人(见表3)。

六西格玛绿带辅导教材之六西格玛项目监控与促进变革(图5)

    (3)建立阶段或里程碑汇报制度。

建立DMAIC五个阶段的项目进展汇报机制,根据项目计划工作表,通过各阶段目标达成情况的回顾和评估,使问题在过程中被发现,及时调整资源和计划,保证项目目标的达成,这是所有企业组织的惯常做法,也是最有效的项目监控措施。

促进变革

1.变革管理

六西格玛项目的实施过程是一个流程变革、系统变革和文化变革的过程。项目的负责人要带领团队迎接变革,倡导变革。项目管理是一门复杂的科学,其成败取决于很多因素,项目管理中的沟通与变革管理是项目成败的关键之一。成功的六西格玛项目不仅是一项技术工作,而且是一项变革管理。

    变革管理的根本目的是取得项目实施成功所必需的利益相关者的支持与承诺,同时促使企业全体员工接受并适应新的系统与业务流程。

    具体而言,变革管理必须实现以下目标:项目团队与业务部门领导、公司决策层之间能进行开诚布公、及时有效的沟通,从而获得他们的支持、参与和推动;项目团队内部能进行高效的沟通,以保证项目团队成员的工作协调一致,按时、保质、保量实现预期的目标,并得到认同。

    为使整个组织能清楚地理解项目实施的目的、影响与进度,应做到所有员工都理解项目实施的原因、意义及其对整个组织及组织内部每个部门或个人的影响;广大员工能看到公司高层领导通过实际行动所表现出来的对于项目实施的支持与承诺;保证组织合理安排员工的工作职责和角色转换,以及可能发生的组织结构调整。

    对项目所涉及的人员要进行必要的教育与培训,使其以积极主动的心态迎接可能的变革,并具有相应的技能来适应这种变革;加强内外部的宜传与沟通,为项目顺利推进营造一种适宜的组织氛围。

    变革管理工作的核心是沟通。沟通是取得那些会受到变革影响的人的支持的基础。这种支持只有在关键决策者认识到变革的作用并推动变革时才会取得。所以项目负责人不仅是变革的倡导者,还应该具有良好的沟通能力及影响力。

    2.项目成功的障碍

    在推进六西格玛项目的过程中,会遇到各种影响项目成功的障碍,包括:

  • 敌意/冲突----对新事物的敌意;

  • 退却----知难而退,害怕承担责任;

  • 各自为政----意见不一致,各行其是;

  • 不适当、不完整的运用----不能做到学以致用;

  • 宿命论----没信心,“这不可能成功”;

  • 路径依赖—对现有规则的过分遵从或强调。

    3.谈判与解决冲突的技巧

    项目的进展不会是一帆风顺的,团队总会面临一些问题及各种障碍,甚至是一些冲突。这时对项目负责人而言就不仅仅是要有管理与控制项目的能力,还要有消除障碍、解决冲突及谈判的技巧。项目面临的冲突可能来自团队内部,也可能来自团队外部。无论来自哪里,项目负责人的主要任务是对各种冲突持积极主动的正视态度,认真构思冲突解决方案,在必要的时候甚至有意识引导冲突来达到自己的目的。也就是说,通过调控自己在冲突中的角色和地位来驾驭冲突,而不是消极地对待冲突。

六西格玛绿带辅导教材之六西格玛项目监控与促进变革(图6)

    项目负责人解决冲突时首先要求对冲突持积极主动的正视态度。也就是说,当冲突发生时,要敢于正视冲突,而不能消极地回避冲突。作为整个项目的负责人,如果不能正视冲突、勇敢面对冲突,结果就会导致团队成员对自己的不信任,甚至会导致冲突的升级直至无法处理。因此,勇敢面对冲突是项目负责人首先要做的。接下来就要冷静地分析冲突产生的根源。冲突是因为人际技巧的缺乏造成的?是因为团队成员间彼此关系不平等造成的?还是因为项目需求变化造成的?......只有找到了冲突产生的根源,才能采取有效的解决方式。

    最后。要恰当地对冲突做出反应,有效解决冲突。解决冲突的方式有很多:最好的方法是沟通谈判,使冲突双方尽可能达成一致.而谈判的技巧又有很多,在六西格玛团队中很重要的一条就是团队成员要有妥协的精神。

    4.激励技巧

    关于激励的传统观点是马斯洛的需求层次,即人们具有五个基本需求:

  • 生存需要;

  • 安全需要,

  • 归属感;

  • 尊重;

  • 成就或自我实现。

    人们最初的激励来自最低层次的需求。然而,当需求被满足后,这个需求的重要性就降低,人们的激励便来自高一层次的需求。(天行健咨询一家专注于精益生产管理,六西格玛管理培训咨询与项目辅导的管理咨询公司)现在许多人在工作中首先要满足的不再是归属需求,这种需求已经通过工作得到满足。他们追求的是自己的尊重和成就的需求。这在知识员工中尤为突出,由此得到五个新的激励因素:

  1. 目的。人们相信他们的工作是重要的,而且有助于组织的发展。因此,在现阶段矩阵型组织中,明确项目目的可以克服双重报告的不确定性。

  2. 积极主动。人们希望管理自己的事业发展.而不是呆板服从,通过目标管理向下放权,让团队成员按计划自主地管理个人发展,进一步激发团队成员各自的内在动力。人们常说,内因是决定因素。当然,项目负责人也要注意对团队成员工作计划的过程监控。

  3. 分享收获。鼓励员工主动分析问题、解决问题,表扬和鼓励团队成员,并在团队中营造分享收获的氛围,让团队成员将他们在分析问题、解决问题方面的经验进行充分的交流,可以体现员工的成就感,同时让其他成员学习借鉴他人的经验,避免走弯路。

  4. 个人发展。在马斯洛需求层次顶端的人具有较高的自我实现需求,他们重视学习的机会,让他们参加新项目就是增加他们学习新经验的机会,以增加受尊重感和自我成就感,因此项目负责人要给成员多创造一些施展他们才能的机会。

  5. 专业上的认可。另一个成就感的度量是专业上的认可.因此,项目负责人应该带领团队成员在推进项目的同时,提高团队成员的六西格玛专业水平和能力,多给他们一些锻炼和展现自己六西格玛专业水平的机会,以获得广大员工和领导的认可。

    六西格玛绿带辅导教材之六西格玛项目监控与促进变革(图7)

    5.沟通

    对于一个项目团队而言,良好的沟通很有必要,但同时又很困难。项目负责人要对项目结果负责,在项目推进过程中,带领团队营造一个良好的沟通环境是非常重要的。

  1. 什么时候沟通?是不是出了问题才沟通?当然不是.成功的团队应该随时保持良好的沟通。立项时团队要充分地沟通,确保每个团队成员都能够认同项目的意义,愿意为团队的成功贡献自己的智慧。确定项目目标、计划时需要沟通,让每个团队成员都认可项目的目标与计划,才能保证大家努力的方向一致,才能保证项目按计划推进。出现问题后要沟通,要迅速消除大家心中的隔阂,找到问题的解决方案。项目成功后要沟通,使大家一起分享荣誉,增强大家的团队归属感。

  2. 什么地点沟通?良好的沟通不是只在会议室才能进行。一个轻松的环境有助于团队的沟通取得更好的效果。所以餐桌上、茶水间、运动场等都是团队沟通的场所,“沟通无处不在”。

  3. 以什么方式沟通?开会并不是最好的沟通方式。大多数团队习惯于以开会的形式沟通。其实沟通的方式有很多,并且有些效果比开会还要好。不同的团队可以根据自己团队成员的特点,采用不同的沟通方法.因为每个人对沟通的x要不同,每个人的沟通习惯不同,作为项目负责人需要了解每个人的沟通特点并采取有针对性的沟通方式。有的人属于外向型,喜欢与别人讨论,对于这样的人可以采取面对面的沟通;有的人属于内向型,喜欢思考,对于这样的人采取邮件的沟通方式可能会更有效。


    六西格玛绿带辅导教材之六西格玛项目监控与促进变革(图8)

  4. 沟通的目的是使团队统一思想,采取正确的行动.因此,无论何时、何地、以何种方式,双向互动式的沟通都非常重要。这种交互式的沟通需要双方的投入。(天行健咨询一家专注于精益生产管理,六西格玛管理培训咨询与项目辅导的管理咨询公司)项目负责人和团队成员以可以理解的方式,明白无误地传递信息。团队成员应积极处理信息。如果交流中某个环节出现了偏差,沟通双方应该意识到这一点,迅速要求对方给出反馈,或使用其他方法来确定哪些信息没被理解。为了确保高效和交互式的沟通,项目负责人必须:

  • 以身作则。做一个良好的沟通模范;

  • 肯定员工中优秀的沟通技巧;

  • 建立团队的沟通制度;

  • 不断进行培训和训练,提高沟通技巧;

  • 提供面对面的、电子的以及其他形式的沟通途径.鼓励频繁的、坦诚的沟通;

  • 提供充分的非正式交流机会,培养合作关系。

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